FAQ vid upphandling av konstgestaltning

 

© Ivar Lindekrantz, "Havre och betong". © Foto: Jan Peter Dahlqvist, 2017
© Ivar Lindekrantz, ”Havre och betong”. © Foto: Jan Peter Dahlqvist, 2017

VAD ÄR EN OFFENTLIG UPPHANDLING?

När myndigheter inom stat, kommuner och landsting samt kommunala eller statliga bolag eller styrelser ska köpa något gör de en offentlig upphandling. Det finns lagar och regler för hur en offentlig upphandling får gå till. De här bestämmelserna finns bland annat för att ta tillvara konkurrensen på marknaden, för att hushålla med skattemedlen och för att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika.

När Göteborg Stad vill ge en konstnär kontrakt för att göra en konstgestaltning görs detta genom offentlig upphandling och staden måste därför följa de lagar och regler som gäller för detta.

VAD ÄR EN UPPHANDLANDE MYNDIGHET?

Upphandlande myndigheter är organisationer som omfattas av LOU. Det är alla statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting och vissa offentligt styrda organ (t.ex. flertalet kommunala och en del statliga bolag). Det är den upphandlande myndigheten som är ”Beställaren”.

Göteborg Stads alla förvaltningar och bolag är upphandlande myndigheter då de till exempel ska köpa eller hyra något.

VAD ÄR LOU?

LOU är förkortningen för Lag om offentlig upphandling. Det är denna lag som reglerar hur en offentlig upphandling får gå till. Lagen bygger på EU-direktiv.  Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, som också kallas NLOU (Nya lagen om offentlig upphandling) trädde i kraft den 1 januari 2017.

Göteborg stads alla förvaltningar och bolag måste följa LOU oavsett vad de ska köpa in; toalettpapper, kontorsmöbler, livsmedel eller konst.

Länk till LOU: http://riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-20161145-om-offentlig-upphandling_sfs-2016-1145

VAD BETYDER UPPHANDLINGSFÖRFARANDE?

Upphandlingsförfarande är det sätt en upphandling görs på. Det finns flera olika sätt och metoder och vilken som ska användas bestäms bland annat av hur stor upphandlingen är, det vill säga, vilken budget som är satt, samt vilken metod som är bäst lämpad för just det en vill upphandla.

Två vanliga metoder som används vid upphandling av konst är urvalsförfarande och direktupphandling.

Urvalsförfarande innebär att information om uppdraget annonseras ut. Du som konstnär lämnar först en intresseanmälan till att få vara med och konkurrera om att få uppdrag om att ta fram ett idéförslag, som i förlängningen kan leda till att få uppdraget att producera en konstgestaltning/ett konstverk. Urvalen i processen görs av en urvalsgrupp som gör sina bedömningar utifrån på förhand uppställda krav och bedömningskriterier.

Direktupphandling innebär att uppdraget ges direkt till en konstnär utan att information om uppdraget har annonserats ut. Urvalen i processen görs av en urvalsgrupp som gör sina bedömningar utifrån på förhand uppställda krav och bedömningskriterier.

Vill du läsa mer om de olika förfarandena hittar du information här: http://www.konkurrensverket.se/upphandling/om-upphandlingsreglerna/upphandlingsprocessen/forfaranden/

VAD ÄR EN DIREKTUPPHANDLING?

Direktupphandling är ett av flera sätt en upphandling kan göras på och innebär att uppdraget ges direkt till en konstnär. Detta kan bland annat ske om det bara finns en konstnär som kan uppfylla kraven för att få genomföra uppdraget, då målet är att upphandla en unik konstnärlig prestation. Urvalen i processen görs av en urvalsgrupp som gör sina bedömningar utifrån på förhand uppställda krav och bedömningskriterier.

Vill du läsa mer om direktupphandling hittar du information här: http://www.konkurrensverket.se/upphandling/utan-annonsering/direktupphandling/

VAD BETYDER URVALSFÖRFARANDE?

Urvalsförfarande är ett av flera sätt en upphandling kan göras på och innebär att information om uppdraget annonseras ut. Du som konstnär lämnar först en intresseanmälan till att få vara med och konkurrera om att få uppdrag om att ta fram ett idéförslag, som i förlängningen kan leda till att få uppdraget att producera en konstgestaltning/ett konstverk. Urvalen i processen görs av en urvalsgrupp som gör sina bedömningar utifrån på förhand uppställda krav och bedömningskriterier.

Vill du läsa mer om urvalsförfarande hittar du information här: http://www.konkurrensverket.se/upphandling/om-upphandlingsreglerna/upphandlingsprocessen/forfaranden/under-troskelvardet/urvalsforfarande/

VAD ÄR VISMA TENDSIGN?

Visma TendSign är ett upphandlingsverktyg. I ett upphandlingsverktyg får du all information om en upphandling som annonseras ut och det är också här du lämnar en intresseanmälan till att få vara med och konkurrera om att få uppdraget. Det är den som upphandlar som väljer vilket upphandlingsverktyg som ska användas och inom Göteborg Stad är detta just nu Visma TendSign.

MÅSTE JAG SKAPA ETT KONTO?

För att kunna ta del av informationen om uppdraget och lämna en intresseanmälan måste du skapa ett konto. Detta gör du för att säkerställa att det är du som lämnar intresseanmälan. Det är gratis att skapa ett konto och du kan använda samma konto för flera olika upphandlingar.

VAD ÄR ETT ANBUD?

Ett anbud är detsamma som en offert, det vill säga ett erbjudande om en tjänst eller en vara med specificerade villkor. I anbudet ingår ofta produktbeskrivning, pris, betalnings- och leveransvillkor. Om du blir utvald till att producera ett idéförslag eller ett skissförslag är din inlämnade skiss/idéförslag tillsammans med budget och andra efterfrågade handlingar ditt anbud. Det är utifrån de inlämnade anbudet (skisserna/idéförslagen) som sedan urvalet görs.

VAD ÄR EN ANBUDSANSÖKAN?

En anbudsansökan är samma sak som en intresseanmälan. Genom en anbudsansökan säger du att du vill få chansen att lämna anbud (se ”Vad är ett anbud?”). När du vill söka ett utannonserat uppdrag om konstgestaltning i Göteborg Stad gör du en intresseanmälan/anbudsansökan i ett upphandlingsverktyg (Visma TendSign).

VAD ÄR EN LEVERANTÖR?

Leverantör är den person som levererar en vara eller en tjänst. Som konstnär är du leverantör i en upphandling som syftar till att exempelvis upphandla en konstgestaltning och därför står det ofta leverantör och inte konstnär i alla dokument som berör uppdraget (exempelvis i kontrakt).

VAD ÄR ETT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG?

Förfrågningsunderlag är det dokument som beskriver vad som efterfrågas och vilka krav som leverantören måste uppfylla. I förfrågningsunderlaget får du också information om uppdraget, budget och tidsplan samt vad som gäller för upphandlingen (exempelvis gällande sekretess). Det är med hjälp av förfrågningsunderlaget du kan avgöra om ett utannonserat uppdrag är intressant för dig som konstnär att söka.

VAD INNEBÄR SEKRETESSEN?

Anbud och information som lämnas till en upphandlande myndighet vid en upphandling omfattas av absolut sekretess. Det innebär att du måste hålla all information om din ansökan, och till och med det faktum att du sökt uppdraget, hemligt. Det gäller även för alla andra inblandade i processen, exempelvis för konstkonsulterna. Som huvudregel gäller sekretessen till dess att alla anbud offentliggörs eller till dess att det har tagits beslut om vem/vilka som fått uppdraget.

När sekretessen är bruten (oftast då det har offentliggjorts vem/vilka som fått uppdraget) är all information du lämnat in i samband med ansökan allmän handling och kan därför begäras ut och läsas av vem som helst. Det går att ansöka om att sekretessbelägga viss information i ansökan, men oftast är det offentlighetsprincipen som är gällande. Även om sekretessen upphört innebär det inte att den upphandlande myndigheten kan lämna ut uppgifter om leverantörerna eller de anbud som inkommit utan att pröva om anbuden fortfarande omfattas av sekretess eller inte.

Här hittar du information om offentlighetsprincipen: http://www.regeringen.se/sa-styrs-sverige/det-demokratiska-systemet-i-sverige/offentlighetsprincipen/
Här hittar du information om offentlighet och sekretess: http://www.konkurrensverket.se/upphandling/om-upphandlingsreglerna/offentlighet-och-sekretess/

JAG HAR INTE GJORT NÅGON KONSTGESTALTNING TIDIGARE, KAN JAG ÄNDÅ SÖKA UPPDRAGET? 

I förfrågningsunderlaget finns all information om vad som efterfrågas och krävs. Oftast kan svaret på den här frågan hittas i specificeringen av vad för referensuppdrag som efterfrågas, där det exempelvis kan stå att en ska kunna visa på tidigare offentliga konstgestaltningar.

VAD INNEBÄR EKONOMISK STÄLLNING OCH LIKVIDITET?

En upphandlande myndighet kan i en upphandling ställa krav på att en leverantör ska ha en viss ekonomisk ställning. Detta kan sägas innebära en slags försäkring på att den som myndigheten ska skriva kontrakt med är att lita på ur ekonomisk synpunkt. Denna försäkran kan exempelvis fås genom att den upphandlande myndigheten gör en kreditprövning genom ett kreditupplysningsföretag.

Som konstnär kan det i vissa fall vara svårt att visa på en fullgod ekonomisk ställning och det kan då finnas andra sätt som du kan intyga din likviditet på. Om du är osäker kan du ställa frågan i upphandlingsverktyget.

Likviditet är ett ord som kan användas i flera sammanhang för att illustrera betalningsförmåga eller förmåga att få tag på kontanter. Har du möjlighet att betala dina skulder i tid är du likvid, illikvid är det motsatta förhållandet.

PÅ VILKA GRUNDER KAN JAG BLI UTESLUTEN FRÅN EN UPPHANDLING?

Om du är dömd för vissa brott (till exempel organiserad brottslighet, mutbrott, vissa former av bedrägeri, människohandel och penningtvättbrott) ska du bli utesluten och får alltså inte vara med och konkurrera om uppdraget. Om du till exempel inte fullgjort dina skyldigheter avseende skatt eller socialförsäkringsavgifter kan du också bli utesluten men det är upp till den som upphandlar att ta beslut om så ska ske.

VAD ÄR EN KONSTKONSULT?

En konstkonsult är en person som fungerar som sakkunnig i en anbudsprocess för upphandling av offentlig konst. De konstkonsulter som Göteborg Konst arbetar med är alla verksamma inom samtidskonst, antingen som konstnärer eller som exempelvis curatorer. Utöver att vara sakkunnig i anbudsprocessen och medverkande i alla urvalssteg fungerar även konstkonsulten som kontaktperson mellan de olika deltagarna och följer hela processen från formulering av uppdrag till slutbesiktning av färdigt konstverk.

VAD ÄR EN PROCESSLEDARE?

En processledare kan vara en person som planerar och leder genomförandet av ett utvecklingsarbete. Göteborg Konsts processledare arbetar med 1%-regeln i Göteborg Stad. Vidare leder de också tillsammans med stadens förvaltningar och bolag de konstprojekt som görs inom 1%-regeln och är då ansvariga i dessa processer från Göteborg Konsts sida.

JAG HAR INGET FÖRETAG, KAN JAG FAKTURERA GENOM EN FAKTURERINGSTJÄNST?

Det framgår av förfrågningsunderlaget om du kan använda en faktureringstjänst. Om du är osäker kan du ställa frågan i upphandlingsverktyget. Anledningen till kravet att du ska vara registrerad i ett företagsregister och ha F-skatt är att beställaren inte kan ingå avtal med en privatperson.

Länkar till sidor som ger mer information om upphandling och LOU:

Konkurrensverket/upphandling/fragor-och-svar/ordlista

Upphandlingsmyndigheten

Konkurrensverket